Uma das nossas maiores dificuldades que encontramos quando falamos de organização pessoal é manter as coisas simples, pois muitos de nós não tem um sistema implementado que seja prático, fluído e que funcione a seu favor. Além disto, todos somos diferentes, temos trabalhos diferentes, organizamo-nos e pensamos de forma diferente, e torna-se um desafio ter um sistema de organização implementado de forma sólida e estruturada. 

Por vezes pergunto às pessoas como é que organizam as suas tarefas, projetos, objetivos, compromissos, eventos e notas pessoais. As respostas vão desde numa app no smartphone, no e-mail, no caderno de notas, na agenda e outros “na cabeça”. Na verdade, não há uma única forma de organização pessoal, pois o que funciona para uns poderá não fazer sentido para outros.

Mas se pretende manter a sua vida em ordem, partilho neste artigo as 4 ferramentas que utilizo para manter tudo organizado nesta era digital.

Manter o seu sistema simples é chave para ter a sua vida sob controle. – Carl Pullein

Gestor de Tarefas

Um gestor de tarefas como o Todoist, Omnifocus, Asana, Microsoft To-Do, entre outros, ajuda-lhe a gerir todas as tarefas que tem em mãos. Poderá colocar as suas tarefas por áreas de foco (Trabalho, Família, Casa, Finanças, etc) ou por projetos (Projeto XYZ, Férias – Paris, Apresentação Anual, etc).

Em muitos dos casos, terá de utilizar as duas formas, dependendo da circunstância e do tipo de tarefa, poderá ou não fazer sentido fazer parte de um projeto. 

Dica: Invista tempo e explore ao máximo a aplicação de gestão de tarefas que escolher. Estar constantemente a mudar de aplicação não acrescentará valor à sua produtividade e só trará mais confusão ao seu sistema de organização.

Calendário/Agenda

Temos por vezes o hábito de deixar os nossos compromissos, marcações, horário de reuniões e até eventos importantes na nossa mente ou apontado num post-it para mais tarde lembrar. Mas este é sem dúvida um péssimo hábito. 

Todos aqueles eventos, compromissos, reuniões e marcações, se efetivamente vão acontecer e teremos que estar num determinado local a fazê-lo ou a assistir, tem de estar no calendário/agenda. Poderá utilizar a aplicação nativa do seu smartphone, ou outras como o Calendário Google ou Fantastical, mas use e coloque na sua agenda. 

Memorize: O calendário é uma região sagrada e o que vai para o calendário fica feito ou acontece! 

Notas

Todos os dias vamos recolhendo informação, tomando notas sobre as diversas áreas e projetos que estamos envolvidos, mas muitas das vezes as coisas ficam dispersas. Umas notas ficam num caderno, outras em folhas de papel que tiramos durante uma reunião. Os post-its com notas sobre um determinado assunto que é importante para mais tarde tratar também viajam connosco, ficam dentro de um caderno e depois quando precisamos já não sabemos onde eles estão ou vão ficando numa soterrados de documentos numa bandeja na nossa secretária.

 O meu conselho é que escolha uma aplicação para gerir e trabalhar as suas notas, como por exemplo o Evernote, OneNote, Scriviner, entre outras (ver mais aqui). Estas aplicações além de serem desenhadas para texto, têm muitas outras funcionalidades como procura rápida, suporte de documentos PDF/Excel/Word, imagens, pesquisa de textos escritos à mão, captura de imagens de sites, páginas ou artigos para ler mais tarde, etc. 

Desde 2009 que uso o Evernote e não me vejo sem ele, pois faz parte da minha organização e lá guardo muita informação pessoal e de projetos que tenho vindo a desenvolver ao longo destes anos. É uma excelente ferramenta de produtividade a qual aconselho.

Cloud

Por último mas não menos importante temos a Cloud, que nos dias que correm em que muitas pessoas já trabalham de forma remota, é uma mais valia utilizar serviços como Dropbox, Google Drive ou Microsoft OneDrive. Atendendo que trabalhamos cada vez mais a partir de equipamentos móveis como o smartphone e tablet, necessitamos muitas vezes de aceder a documentos a qualquer momento e em qualquer lugar, e por vezes não estamos no escritório onde tínhamos acesso a documentos que estavam a ser trabalhados no portátil ou PC. Se esses documentos estiverem na Cloud, facilmente conseguiremos aceder com qualquer equipamento. 

Eu sei que muitos receiam colocar documentos importantes na cloud por questões de segurança, mas as pen drives e os discos rígidos também se perdem ou podem ser roubados e estes serviços de cloud investem imenso na segurança.

Resumindo:

Tarefas e Projetos -> Gestor de Tarefas 

Eventos, compromissos, reuniões -> Calendário/Agenda

Notas pessoais/profissionais, notas de reuniões, ideias de projetos, informações importantes -> Notas 

Documentos pessoais e profissionais, imagens -> Cloud 

Se quiser descobrir a aplicação ideal para si, dê uma vista de olhos no canal Youtube Keep Productive.

Note que cada aplicação foi idealizada e construída para um fim específico. Invista tempo a descobrir as funcionalidades das aplicações e use-as pelo menos durante 6 meses/1 ano. Não tente colocar tudo no mesmo local, correndo o risco de perder informação pessoal ou de projetos, compromissos e tarefas que sejam importantes. 

Procure simplificar a forma como tem estruturado o gestor de tarefas, as notas e a Cloud. As coisas têm ser de fácil acesso e têm de fazer sentido para si quando está a registar uma ideia ou apontamento, a trabalhar, a procurar ou a organizar o seu dia/semana.

Simplifique e seja produtivo.