Nem sempre as reuniões de trabalho são agradáveis, contudo quando temos que assistir ou até mesmo participar ativamente na reunião, devemos ter uma postura profissional e respeitosa perante os nossos colegas, superiores hierárquicos, clientes ou fornecedores.
Com base no livro “The Essentials os Business Etiquette” de Barbara Pachter, deixamos aqui 15 dicas para manter uma imagem positiva e profissional durante uma reunião de trabalho.
1. Converse um pouco com as outras pessoas antes da reunião começar
Se tiver oportunidade, apresente-se. Se as pessoas não se conhecerem, tome a iniciativa de fazer as apresentações, começando pelo super hierárquico mais importante.
2. Seja conciso
Diga o que tenha a dizer em poucas palavras. Não se repita ou dê informação desnecessária.
3. Inicie os cumprimentos se for o maior superior hierárquico ou convidado
O convidado ou a pessoa que tem maior responsabilidade deverá iniciar os cumprimentos com um aperto de mão.
4. Fique de pé quando está sendo apresentado a alguém
Ficar de pé, ajuda a estabelecer uma boa presença. É fácil ser ignorado se ficar sentado, pois diminuiu o contacto visual.
5. Seja pontual
Tenha a certeza que chega a tempo à reunião. Não deverá desperdiçar o tempo das outras pessoas, por não ser pontual.
6. Sente-se de forma apropriada
Ajuste a cadeira para garantir que fica no mesmo ângulo de visão das outras pessoas à volta da mesa. Tanto os homens como as mulheres devem evitar cruzar as pernas, pois poderá ter uma postura demasiado atrativa/sexy para uma reunião de trabalho.
7. Use vestuário apropriado
A roupa poderá melhorar ou prejudicar significativamente a sua reputação profissional. Tenha sempre em atenção o dress code e certifique-se que a sua roupa está dentro das diretrizes.
8. Não reserve cadeiras
Apesar de ser uma atitude de cortesia, numa reunião de negócios não deverá reservar cadeiras.
9. Venha preparado
Saiba de antemão o tema da reunião e sobre o que deverá falar. Esteja preparado para perguntar e responder questões.
10. Tenha uma agenda rigorosa
Se está a comandar a reunião, é importante que esteja alinhado. Se começar a dispersar, tenha a certeza que um colega seu vai chamar-lhe à atenção para ir na direção correta.
11. Fale rápido e com uma projeção de voz
Fale alto o suficiente para que todos oiçam o que está a dizer. Tenha preparado um comentário relevante para o início da reunião para que as pessoas saibam que está presente.
12. Tenha presente as regras de linguagem não escritas
Apesar de não ser política interromper os outros, nalgumas reuniões terá que interromper se quiser ser ouvido. No entanto, deverá compreender as regras para que tenha uma reunião produtiva.
13. Pode beber café ou água, mas evite comer.
A não ser que seja uma reunião num pequeno-almoço, almoço ou jantar, deverá evitar comer quando está na reunião. É desagradável ouvir uma pessoa a mastigar numa reunião.
14. Não coloque o smartphone sobre a mesa
Deverá evitar colocar o seu smartphone em cima da mesa durante a reunião, pois sempre que surgir uma notificação ou fizer barulho será uma fonte de distração. Saia da sala se necessitar mesmo de atender a chamada ou envie uma mensagem de texto.
15. Não guarde as suas questões todas para o fim
Coloque as suas questões sempre que for apropriado. Não comece a fazer questões ou adicione informação sem relevância quando toda a gente está pronta para sair. Certamente não vai querer ser aquela “pessoa chata”.
Publicação baseada no post “15 meeting etiquette rules every professional need to know”
by Tiago Coelho
PMExecutivo 