Estarás a confiar demasiado na tua memória para não apontares coisas simples, como tarefas, recados e compromissos? Se sim, alerto que poderás estar a perder muitas coisas e isso é mais normal do que imaginas.

Quantas vezes durante um dia de trabalho ou mesmo de folga, surgem ideias, recados, compromissos e tarefas para fazer mais tarde que simplesmente não apontamos em nenhum lugar, porque confiamos e acreditamos que nos vamos lembrar que algo está para fazer?

Por vezes temos coisas simples a tratar como comprar leite, passamos pelo supermercado (sem uma lista) levamos coisas que necessitamos e esquecemo-nos do leite. Mais tarde quando chegamos a casa, abrimos a porta do frigorífico ou do armário e vemos que já não temos mais pacotes de leite. Frustrante!  

O problema é que este tipo de situações também acontece com assuntos e tarefas importantes, por exemplo quando temos documentos para entregar sobre um determinado projeto ou processo, esquecemo-nos de levar o documento e temos de voltar a casa ou ao escritório para procurar aquele documento que ficou em falta, quando se antes de sair tivéssemos verificado a lista de coisas a levar sobre aquele projeto, teríamos poupado imenso tempo.

Mas deixemo-nos de problemas e vamos a soluções práticas:

(1) Esvaziar a mente

Cria o hábito de esvaziar a mente sempre que surgir uma ideia, uma tarefa a fazer mais tarde, um recado a dar/fazer, um compromisso a agendar, etc. Simplesmente não deixes as coisas na tua mente, pensando que mais tarde vais te recordar. 
Para tal, aconselho que utilizes um caderno ou uma aplicação de gestão de tarefas.

(2) Escrever tarefas com medidas de ação

Muitas pessoas quando têm algo para fazer, fazem listas de coisas a fazer, mas registam apenas uma palavra – exemplos:

  • Banco
  • João 
  • Escola

O que acontece aqui é que quando apontamos apenas uma palavra, sabemos o que significa naquele momento, mas horas ou dias mais tarde quando vamos rever as coisas que temos para fazer, aquela palavra poderá já não fazer qualquer sentido nem fazemos ideia do que se trata, pelo que é um ato de inteligência registar a medida de ação da tarefa no presente.
Sendo assim, a forma mais inteligente de fazê-lo seria:

  • Ligar ao Banco para esclarecer dúvida sobre o plafond de crédito 
  • Falar com o João sobre o relatório de vendas
  • Levar cópia CC para a matrícula da Escola

Quando escreveres uma tarefa no teu presente, escreve-a para o teu futuro idiota. – Carl Pullein

(3) Utilizar uma ferramenta de confiança 

Quando temos alguma organização, por vezes utilizamos demasiadas ferramentas, como cadernos e aplicações. As tarefas acabam ser apontadas aqui e ali, e por vezes quando precisamos delas, estão no caderno vermelho e não no preto que está sempre connosco.

Deverás utilizar apenas uma ferramenta. Se gostas de escrever à mão, utiliza apenas um único caderno para capturar todas as tuas tarefas, recados, compromissos, etc. (Lê o artigo – Bullet Journal, uma solução para gerir as suas tarefas num notebook).

Se gosta de tecnologia, aproveita aplicações como o Todoist que tem uma caixa de entrada onde poderás capturar tudo o que vai surgindo ao longo do dia e mais tarde rever o que tem de ser feito.

Para estas 3 soluções, o fundamental está na criação de hábitos e disciplina dos mesmos por tempo suficiente. Se queres fazer mudanças significativas na tua organização pessoal, experimenta estas soluções por 21 dias seguidos. Aplica-as na tua vida pessoal e profissional. 

Um conselho… Não confies demasiado na tua memória!