Tens por hábito planear os teus dias ou deixas que os outros tomem conta da tua agenda? 

Já alguma vez pensaste sobre a diferença entre planear o dia seguinte e deixares de o fazer? Quais seriam os ganhos evidentes que terias se planeasses os teus dias de forma rotineira?  

Se não o fazes, acredita que tens aqui uma grande oportunidade para teres ganhos de produtividade e concretização dos teus objetivos. 

Todos nós temos as mesmas 24 horas por dia, contudo cada um de nós tem tarefas e responsabilidades diferentes que nos obrigam a tomar escolhas para essas 24 horas. Na maioria dos casos, acreditamos que vamos dar conta de tudo o que está pendente, mas chegamos ao fim do dia e talvez não demos conta de meia lista de tarefas.

Porquê? A resposta é simples: Falta de planeamento e sobrevalorização de tarefas. 

Um dia de um profissional é repleto de imprevistos, desde pedidos de colegas, de superiores hierárquicos, de clientes, notificações de e-mail e de aplicações, chamadas telefónicas, conversas de colegas, etc. E se não tivermos o dia minimamente planeado com algumas prioridades estabelecidas e blocos de tempo reservados na agenda, as coisas simplesmente ficam descontroladas. Sentimos que as 24h não chegam para tudo e chegamos exaustos ao final do dia. 

No dia seguinte, tudo começa de novo e a probabilidade de termos mais um dia desgastante é elevada, porque novamente não planeamos o nosso dia e não definimos prioridades. Solução? Planeamento! 

O planeamento, se for disciplinado e realista, é um dos melhores hábitos para a nossa produtividade. A receita abaixo é simples, prática e bastam 3 passos a realizar durante 10 a 20 minutos no final de cada dia. 

1º Passo – Processar as caixas de entrada 

Todos temos várias caixas de entrada, quer seja o e-mail, o gestor de tarefas, o caderno de notas, a agenda em papel, as aplicações de notas, o tabuleiro para papel e até o bolso das calças. É muito importante que no final de cada dia tenhas um momento para processar as várias caixas de entrada (quantas menos melhor) do que foste capturando ao longo do dia, de forma a decidir o que é para fazer e quando. 

2º Passo – Analisar a agenda do dia seguinte 

A agenda é a mãe de todas as ferramentas de produtividade, pois diz-nos como será o nosso dia. É na agenda que deve constar os compromissos, afazeres pessoais, reuniões, tempo de foco para tratar de tarefas administrativas e/ou projetos, bem como para os momentos de lazer em família. 

Se adotares a seguinte regra, verás que terás ganhos surpreendentes de produtividade: O que vai para a agenda fica feito!

3º Passo – Definir as prioridades do dia seguinte 

Nos workshop’s que faço sobre produtividade, dou a conhecer o método GOLDEN 10, que basicamente envolve os passos acima mencionados mais a obrigatoriedade de definir 2 objetivos diários e 8 tarefas importantes que queremos realizar durante o dia. Este método obriga-nos a definir todos os dias 2 objetivos, que têm de ser realizados, custe o que custar, pois estes são a nossa prioridade para o dia. Devem ser objetivos que vão de encontro com os nossos objetivos pessoais e profissionais.  

Por exemplo: 

•   Objetivo pessoal: Correr 5KM

•   Objetivo profissional: Fechar negócio com o cliente XPTO

Quanto às 8 tarefas importantes, devemos fazer com que sejam concretizadas nesse dia, contudo se algumas não forem concretizadas, devem ser reavaliadas e reagendadas.  

O GOLDEN 10 obriga-nos assim a olhar para o dia seguinte de forma criteriosa, a analisar a nossa agenda e a estabelecer prioridades para avançar com os nossos objetivos pessoais e profissionais, bem como com os assuntos e projetos importantes que temos em mãos. 

Os 3 passos que aqui deixo são simples, o desafio está na disciplina de fazê-los todos os dias. Acredita que se conseguires adotar estes passos como rotina diária, verás resultados muito em breve.