Um dos maiores problemas das pessoas quando tentam se manter produtivas é quando o dia fica cheio de imprevistos, urgências e interrupções, como é o caso de e-mail’s e mapas urgentes a tratar, reuniões de última hora, uma situação urgente de um familiar que precisa do nosso apoio, etc. As coisas simplesmente ficam descontroladas e mesmo que tenhamos um plano bem definido para o nosso dia, tudo indica que o desenrolar do dia nada terá a ver com que tínhamos em mente. 

Nestes dias, os compromissos e tarefas que estavam planeadas têm necessariamente de ser adiadas para mais tarde ou para os dias seguintes. Quanto estamos perante este tipo de situação, o melhor que temos a fazer é ativar o “modo captura”. Assim como os carros têm diferentes modos como o desportivo, conforto e económico, nós também podemos entrar em modos diferentes consoante o dia que estamos a ter de forma a continuarmos a ser produtivos. 

O que é o modo captura ? 

Este modo é ativado quando paramos de tentar concluir tarefas e só nos focamos em capturar o que vai surgindo nas nossas inbox’s – e-mail, gestor de tarefas, caderno de notas – o que é importante.

Podemos capturar: pedidos de colegas, de clientes, pensamentos, ideias e lembretes de coisas a fazer, entre outras coisas que vão chegando até nós mas que não temos como fazer nem dar atenção naquele momento ou dia. 

Mais tarde ou mais cedo o dia “mau” vai chegar ao fim e logo que tivermos oportunidade vamos entrar em “modo processamento”. Neste modo, vamos processar tudo o que foi capturado nas várias inbox’s, perguntando: 1. O que é isto? ;

2. É suscetível de ação? – sim ou não;

3. Qual é a próxima ação?

Poderá ser necessário pelo menos uma hora para processar tudo o que deu entrada, mas é fundamental que haja este momento de processamento para que possamos filtrar o que tem de ser feito, do que é informação e do que é para eliminar. 

O objetivo não é fazer mais e mais cada dia, mas sim conseguir controlar o que temos para fazer e saber se temos tempo para concluir as tarefas no tempo que é devido e exigido.