Muitas vezes sentimos que não estamos a gerir bem as nossas prioridades e na verdade o que se passa é que acabamos por gerir as urgências dos colegas, clientes e chefias, e não damos a devida atenção às nossas prioridades, aquelas tarefas e projetos que são realmente importantes para nós e que vão de encontro aos nosso objetivos. 

Existem dias em que tudo parece urgente e prioritário – costuma acontecer no final do mês e antes de ir de férias – e não sabemos para onde nos viramos e por onde começamos. A verdade é que isto é pode ser frequente, principalmente se não tivermos hábitos e rotinas diárias para gerir e planear o nosso dia. 

Mas quando tudo é prioritário, começamos afinal por onde?

É simples, pelo que é mais importante agora! 

Uma forma de saber por onde começar quando tens muitas tarefas e assuntos a tratar é fazer a seguinte pergunta: 

O que é mais importante agora?  

Esta pergunta permite rapidamente percorrer mentalmente as nossas tarefas urgentes e decidir qual é aquele assunto/projeto/tarefa que tem de ser tratado nos próximos momentos que se não for resolvido imediatamente terá um grande impacto negativo. 

Depois de apagar este incêndio é fundamental olhar para as tarefas importantes, pois é nos projetos e tarefas importantes que evoluímos, que caminhamos em direção aos nossos objetivos e onde sentimos que valeu a pena se esforçar. 

Gerir prioridades requer foco

Para ter foco é necessário planear momentos na agenda para tal e preparar o nosso ambiente de trabalho. 

Deixo algumas dicas: 

– Planear uma a duas horas na agenda para tratar do que é importante;

– Procurar um local de trabalho calmo e sem possibilidades de ser interrompido;

– Eliminar distrações – desligar as notificações do smartphone e do PC.

Ainda sobre esta parte, importa compreender quais são as nossas melhores horas de foco, ou seja, quais as horas e momentos do dia em que a nossa capacidade de concentração está no máximo. Desta forma estaremos a utilizar melhor as nossas capacidades cognitivas para trabalhar em tarefas que são mentalmente exigentes, o que talvez não acontece no final do dia quando já estás cansado e “sem cabeça” para pensares em determinados assuntos e tomar certas decisões. 

Gerir prioridades é planear

Um dos melhores hábitos de produtividade e organização pessoal que podemos ter é o de planear o nosso dia. Sempre que possível devemos planear o dia seguinte na tarde/noite anterior.  

O planeamento implica analisar a agenda para o próximo dia, bem como definir duas prioridades que queremos ver tratadas. E porquê definir tão poucas prioridades? Porque se o dia se complicar com reuniões, pedidos de colegas, clientes e chefias, teremos sempre uma quantidade razoável de prioridades que poderemos dar atenção e não uma lista infinita.

Mas para que isto seja possível, é importante ter no final de cada dia um momento de planeamento de 10 a 20 minutos. 

Se queres avançar nos teus projetos e alcançar os teus objetivos pessoais, define as tuas prioridades e planeia sempre o teu dia!

Ou tu tens a tua própria estratégia, ou então serás parte da estratégia de alguém. – Alvin Toffler