Ocupado não é um estado físico mas emocional. Todos temos coisas para fazer, todos os dias a todo o momento. Desde tratar do pequeno almoço, da roupa suja, deixar os filhos na escola, passar no supermercado para comprar comida e até passear o cão ao final da tarde, etc, etc. 

Cada um com a sua rotina acaba por sentir que o dia é curto e não resta muito tempo para outras coisas que tantas vezes ambicionamos fazer. Mas se há pessoas que estão constantemente neste estado, a reclamar que não têm tempo para nada e não conseguem iniciar novos projetos pessoais ou novos hábitos, porque é que outros conseguem apesar de ter uma vida semelhante?

Vamos por pontos…

1. Não escrevemos as coisas que temos para fazer

O simples facto de não escrevermos o que temos para fazer ou o que gostaríamos de vir a fazer, cria em nós a sensação de estarmos super ocupados, pois a nossa mente fica cheia de pendentes.

O nosso cérebro é terrível como gestor de tarefas porque além de não conseguir gerir mais do que meia dúzia de tarefas, lembra-nos das coisas no lugar errado. Exemplificando alguns desses momentos:

  • Enviar um e-mail sobre um determinado assunto quando estamos a escovar os dentes antes de ir dormir;
  • Ter que colocar o carro a lavar quando estamos no meio de uma apresentação ou reunião;
  • Comprar leite quando abrimos a porta do frigorífico e acabamos de chegar do supermercado e devíamos ter comprado leite.

2. Usamos o cérebro como gestor de tarefas

Aconselho que pares de tentar de te lembrar de tudo o que tens para fazer e uses uma app de gestão de tarefas / notas ou um caderno de notas / agenda em papel que possas levar sempre contigo. A partir daqui, terás de criar o hábito de escrever o que vem à tua mentepara fazer numa destas ferramentas. Basta capturar o que vai surgindo na nossa mente ao longo do dia, bem como coisas que nos vão pedindo, para nos sentirmos mais relaxados e em controlo.

3. A app de gestão de tarefas não está a ser bem utilizada

Um dos erros mais frequentes quando começamos a utilizar aplicações de gestão de tarefas e de produtividade, é complicar demasiado. Primeiro começamos por colocar demasiadas prioridades com datas e prazos irreais, alertas, notificações, etc. Se pretenderes usar uma app, esta deve permitir criar projetos ou em alternativa criar um projeto como área de foco (Finanças Pessoais, Saúde, Casa, Família…) e dentro destas áreas de foco colocar as tarefas a fazer.

No que toca a datas, temos de ser criteriosos e realistas, porque muitas vezes agendamos muitas tarefas para o mesmo dia que de certeza que não serão realizadas. Não vale a pena definir 20 tarefas quando só conseguimos fazer 7 ou 10, ou às vezes nem isso.

4. A agenda não está a ser usada para o que foi concebida

Costumo dizer que a agenda/calendário é a primeira ferramenta de organização pessoal, pois deve dizer-nos como será o nosso dia.

Se teremos um dia cheio de compromissos, reuniões ou algum evento, não vai restar muito tempo para fazer tarefas que exigem foco e concentração de uma a duas horas na secretária.

Todos temos as mesmas 24h e cabe a cada um olhar para a sua agenda e ver quais são os blocos de tempo que poderá ter para tratar de projetos e tarefas que requerem tempo e concentração.

Dica:Se algo é importante e tens um espaço na tua agenda logo pela manhã, então reserva tempo para tratar daquela tarefa importante que tens vindo a adiar por falta de tempo e muitas vezes de concentração.

5. Começamos o dia sem um plano

Quando não planeamos o nosso dia, o dia será tomado pelos outros e pelas coisas que vão surgindo à nossa volta, na nossa caixa de e-mail, nas mensagens do WhatsApp e nas redes sociais.

Neste ponto, a maioria das pessoas falham, pois deixam-se levar pelas coisas que têm pendentes, pela rotina diária e simplesmente não planeiam o que pretendem fazer no dia seguinte.

Na verdade, não é preciso muito tempo para planear o dia, basta 10 a 15 minutos no final de cada dia para verificar e pensar sobre:

  • Quais são os compromissos que tenho amanhã e que não posso adiar?
  • Amanhã tenho tempo para tratar de tarefas importantes que tenho vindo a adiar?
  • O que gostaria de concluir amanhã que é importante para os meus objetivos?
  • Que outras tarefas posso fazer ao longo do dia?

Quando reservamos 10 a 20 minutos para planear o dia seguinte, a magia acontece. Sentimos que a nossa vida está sob controlo, iniciámos o dia com uma energia diferente e sentimos que estamos a ser produtivos.

Resumindo: Captura -> Organiza -> Planeia -> Aciona