O que nos leva a deixar determinadas tarefas, assuntos, projetos para o fim do dia, da semana ou do mês, quando tudo isso por vezes é importante?

Várias destas coisas que acabamos por adiar são prioritárias e importantes para avançar e concluir determinados projetos que temos em mãos. Por vezes acabamos por entrar em conflito connosco próprios e não perceber porque é que não tratamos daquele assunto ou não fizemos determinada chamada ou enviado o e-mail mais cedo. Mas porquê !?

Listo aqui alguns motivos de adiarmos certas coisas:

  • Falta de clareza sobre o que é para fazer com determinada tarefa quando nos é pedida;
  • Pensar que ainda temos tempo suficiente até à data limite;
  • Aguardar por mais informação – pedida a terceiros – para concluir ou dar seguimento ao assunto/tarefa/projeto pendente;
  • Sentimento de provável insucesso no resultado final, mesmo que tenha de ser realizado por nós.

Apesar destas incertezas, quando temos algo para entregar ou concluir e a data limite está iminente, surge uma motivação extra. Esta motivação pode não representar entusiasmo no que está pendente, mas sim necessidade de resolver determinado assunto ou tomar determinada decisão porque simplesmente não temos mais tempo e queremos tirar aquele peso de cima. 

Mas esta motivação extra tem um nome, chama-se Lei de Parkinson. Esta lei “dita que uma tarefa se avolumará em importância e complexidade (perceptíveis) em relação ao tempo acordado à sua conclusão”. Na verdade sempre que temos algo a fazer e que ainda “temos tempo”, vamos pensando no assunto e adiando as nossas ações e decisões para mais tarde.

Acontece que quando estamos perto da data limite e as coisas estão mal paradas, faltando ainda concluir vários pontos para o resultado final, a nossa mente parece que torna tudo mais claro e aquelas dúvidas que pareciam necessárias esclarecer, são colocadas de parte e a prioridade torna-se conclusão do projeto de forma a obter o resultado final o mais rapidamente possível, porque simplesmente não temos mais tempo.

“O trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização.” – Lei de Parkinson


A verdade é que podemos tornar a ameaça do prazo iminente numa oportunidade, porque ajuda-nos a estar focados num único propósito e no que é fundamental, direcionando assim toda a nossa atenção e foco para o resultado final. 

Quais os benefícios de utilizar a Lei de Parkinson a nosso favor:

  1. Simplifica a tarefa que temos em mãos;
  2. Evita o perfeccionismo;
  3. Dá-nos criatividade para realizar a tarefa mais rapidamente;
  4. Aumenta no nosso poder de concentração;
  5. Elimina momentos de procrastinação;
  6. Ajuda-nos a dividir um projeto em várias fases com datas limites de forma a que o projeto não seja executado apenas numa semana ou dois dias. 

Da teoria à prática e a casos concretos…

Deixo aqui três exemplos de situações em que aplicamos esta lei:

  1. Quando temos um exame na sexta-feira e chegamos a quarta-feira e ainda não estudamos nada para o exame. Nos dois dias que nos restam, evitamos ao máximo distrações e concentramos toda a nossa atenção na matéria para que tudo fique presente e claro na nossa mente;
  2. Se tivermos um trabalho académico ou projeto profissional para entregar no final do mês e falta apenas uma semana para a data limite, essa semana torna-se altamente produtiva, uma vez mais porque evitamos distrações e focamo-nos no essencial;
  3. Se vamos de férias durante um período de duas a três semanas, a última semana e os últimos dias de trabalho são altamente produtivos, pois queremos deixar os assuntos resolvidos e uma vez mais o foco, a criatividade e a capacidade de clarificação vem ao de cima e acabamos por conseguir deixar as coisas bem encaminhadas.

Estamos assim perante a magia do prazo iminente, onde a pressão do prazo força-nos a concentrar-nos na execução da tarefa e não temos outra opção se não fazer apenas as coisas essenciais. Encurtamos o tempo de trabalho para limitar as tarefas ao importante, realizando mais em menos tempo.

Aproveitando toda esta magia, deixo algumas dicas para seres mais produtivo:

  • Identifica as poucas tarefas cruciais que contribuem mais para o resultado final e agenda-as com prazos muito curtos e definidos;
  • Se tens um projeto em mãos que tem de estar concluído em breve, identifica as tarefas prioritárias que não podem mesmo falhar, isola-te e empenha-te ao máximo em criar o resultado final;
  • Faz a seguinte pergunta: Se isto for a única coisa que fizer hoje, ficarei satisfeito com o meu dia? ;
  • Se amanhã tem de se um dia produtivo, faz uma lista de prioridades e começa o dia com essas prioridades, evitando assim outros pedidos de circunstância e até mesmo a caixa de e-mail;
  • Usa a técnica do pomodoro para trabalhar de forma focada num determinado projeto.

Votos de bom trabalho!