A procrastinação – adiamento sucessivo de determinada(s) tarefa(s) – é hoje um dos maiores flagelos de qualquer profissional. O facto de estarmos sempre ligados tem efeitos negativos, principalmente quando necessitamos de  trabalhar de forma focada em tarefas que são mentalmente exigentes.

Porque podemos estar constantemente a procrastinar ?

  • Uso intensivo das redes sociais, tais como Facebook, Instagram, WhatsApp, etc..
  • Verificação constante da caixa de entrada do e-mail
  • Distração através das notificações de novas mensagens e alertas nos equipamentos móveis 
  • Demasiadas tarefas a realizar com deadlines curtos
  • Colegas dependentes de decisões on-time
  • Ambiente de trabalho com ruído e conversas de colegas – já agora, aproveite e consulte o artigo “Como manter a concentração num open space” 

De forma a evitar a procrastinação e trabalhar no que realmente interessa, deixo aqui 5 dicas:

1. Agende e bloqueie tempo para as tarefas mais exigentes

Se há pessoas que não passam sem a sua agenda, existem outras que não as usam nem fazem ideia das suas potencialidades. Aprenda a utilizar a agenda a seu favor com esta dica simples: O que vai para a agenda, fica feito!

Quer seja através de uma agenda numa aplicação ou em papel, crie o hábito de colocar na sua agenda as tarefas, compromissos e eventos que realmente você vai fazer e estar. Só isto.  

2. Escolha apenas uma grande prioridade para trabalhar

Muitas das vezes temos imensa dificuldade em definir prioridades porque sentimos que tudo é prioritário. Errado! Efetivamente, nós queremos fazer tudo, mas há sempre coisas que merecem a nossa máxima atenção, porque são importantes e relevantes para os projetos que estamos envolvidos e outras que podem esperar. Eu sei que é mais fácil começar por aquela pequena e fácil tarefa XY, mas se a tarefa AA é a mais importante, deve começar logo por esta. 


3. Desligue todas as notificações 

Não há nada pior para a nossa produtividade do que ter o smartphone sempre a piscar com notificações do WhatsApp, apps de notícias, novos e-mails ou mesmo as notificações do Facebook. As notificações são uma verdadeira ameaça à nossa produtividade e cada vez mais é difícil estar desligado do que ligado. Procure desligar as notificações das aplicações que estão constantemente a lhe distrair e verá ganhos significativos no seu trabalho.


4. Escolha um local onde possa trabalhar de forma concentrada

Nos atuais ambientes profissionais onde reina os open space’s, trabalhar de forma concentrada, pode ser um verdadeiro desafio devido às constantes interações dos colegas, conversas, chamadas telefónicas, entre outras coisas que nos distraem facilmente. Se tiver oportunidade, agarre nas suas ferramentas de trabalho e procure um local onde possa se concentrar e trabalhar a fundo naquela tarefa que tem vindo a adiar sucessivamente.  Se não houver um outro espaço para trabalhar no seu local de trabalho, procure trabalhar remotamente através de casa ou num outro ambiente convidativo à produtividade.


5. Defina o seu objetivo antes de começar 

Por vezes iniciamos determinados projetos sem clarificar muito bem o seu resultado final ou mesmo sem compreender o que é pretendido. O simples facto de não termos um objetivo clarificado é meiopasso para não começarmos a trabalhar no tema e até mesmo adiar por dias e dias até que a data de entrega desse trabalho esteja bem próxima. 

Para ajudar a clarificar e a definir os seus objetivos, pode utilizar a estratégia SMART :

  • S – Específicos (Specific): os objetivos devem ser formulados de forma específica e precisa;
  • M – Mensuráveis (Measurable): os objetivos devem ser definidos de forma a poderem ser medidos e analisados em termos de valores ou volumes;
  • A – Atingíveis (Attainable): a possibilidade de concretização dos objetivos deve estar presente; estes devem ser alcançáveis;
  • R – Realistas (Realistic): os objetivos não pretendem alcançar fins superiores aos que os meios permitem;
  • T – Temporizáveis (Time-bound): os objetivos devem ser definidos em termos de duração.

Todas estas sugestões são necessariamente de análise e adaptação constante, pois para manter o foco e agendamento de objetivos, é preciso fazer uma clarificação do essencial e limpeza do que é menos importante.

Bom trabalho!