Sabias que podemos passar o dia todo entretidos com trabalho, super ocupados, a tentar chegar a todas, mas não estamos a ser realmente produtivos? Quantas vezes sentes que no final do dia de trabalho não avançaste no que realmente desejavas?

Em pleno séc. XXI, o mundo do trabalho é uma verdadeira loucura, desde os e-mails a chegar a toda a hora, as notificações sempre a piscar e as chamadas telefónicas, nós não paramos de reagir aos vários estímulos e somos quase obrigados a ir a todas. Resultado: Multitasking em alta e produtividade em baixa.

O Multitasking – execução de várias tarefas ao mesmo tempo – é uma realidade em muitas organizações. Este termo foi utilizado pela primeira vez em 1966, na revista Datamation, para definir a realização em simultâneo de mais de uma ação por um CPU (processador de um computador), contudo hoje é transversal a todos os domínio profissionais.

Segundo o psiquiatra e professor universitário Pedro Afonso, esta exigência que hoje em dia os trabalhadores têm em responder a inúmeras solicitações durante o dia, tem um impacto negativo. “Fazer várias tarefas ao mesmo tempo não só aumenta o desgaste (consome mais energia), como o risco de se cometer erros. Existe um claro abuso do multitasking, sem grande proveito ou benefício ao nível da qualidade e da produtividade”.

Se pararmos para pensar, nós efetivamente não conseguimos estar focados em mais do que uma coisa ao mesmo tempo, pois o que acontece é que nós mudamos de tarefa para tarefa, pensando que estamos atentos a tudo, quando na verdade não estamos. De acordo com uma pesquisa da Universidade da Califórnia Irvine, nos EUA, revelou que um trabalhador demora, pelo menos, 20 minutos a concentrar-se, depois de se ter distraído com e-mails e chamadas telefónicas.

O que costuma acontecer?
Na realidade, é mais fácil passar o dia a responder a pequenos estímulos do que terminar um relatório ou determinada tarefa que necessita de um período de foco constante. E se o fizermos sempre estamos constantemente a dizer ao nosso cérebro que é mais emocionante estar atento às notificações no telemóvel e à caixa de e-mail em vez de estar inteiramente focados.

Além disto, o facto de estarmos a ser responsivos – que responde de forma rápida e adequada à situação – alimenta a sensação de alta produtividade, o que é irreal, pois não estamos efetivamente a tratar de coisas que possam ser importantes e que exijam foco, mas sim a nos “entreter” e a tratar da novidade.

4 dicas para ser mais produtivo e menos multitasker:
1- Utiliza a técnica do pomodoro e foca-te numa única tarefa em períodos de 25min cada;

2- Coloca o smartphone em modo offline por um período de tempo e evita distrações, notificações e chamadas telefónicas indesejadas;

3- Desliga as notificações de novos e-mails no PC e no smartphone, pois dessa forma não serás distraído quando chegar um novo e-mail;

4- Reserva blocos de tempo para processares a tua caixa de e-mail, de forma a evitares passar lá o dia todo.

Nota final: As notificações, as chamadas telefónicas, as interações dos colegas, clientes e fornecedores não vão deixar de existir. Tu é que tens de criar hábitos e rotinas de forma a evitar entrar neste modo multitasker e responsivo para que te possas focar no que realmente interessa e vai de encontro com os teus objetivos!

Lembra-te que menos é mais.

Inspiração – Artigo “Multitasking: é possível ler este artigo enquanto vê televisão?” – Revista Montepio Outono’18