Quantas vezes já disse: “Tenho que arrumar esta secretária, mas que caos!..” (ou) “Amanhã a primeira coisa que faço é arrumar a secretária!”

Pois é, estamos constantemente a adiar a limpeza e organização da nossa secretária, tendo de continuar a lidar com o mundo que chega até nós, todos os dias.

Este é um pequeno guia, constituído por 7 passos simples, para manter a sua secretária limpa e organizada, para que se sinta mais produtivo, organizado e criativo.

Tome nota! ou guarde no Evernote 😃, sim no Evernote, que é uma ferramenta de produtividade poderosa ou o nosso cérebro externo!

1. Checklist de limpeza
Para começar, faça uma pequena checklist para que saiba o deve arrumar, manter e deitar fora.
Exemplo:
– Remover qualquer papel da secretária
– Deitar fora ou guardar os lápis e canetas espalhados
– Re-organizar e/ou rever a sua área de inbox (local onde tem tarefas por fazer)
– Guardar em pastas e/ou digitalizar documentos de referência no Evernote
– Separar e guardar itens que não são de trabalho (livros, manifestos, revistas, flyers, etc)

O objetivo é remover tudo aquilo que é desnecessário para o seu dia a dia de trabalho.

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2. Início do Dia
O início e o fim do dia são momentos chave para um rotina de limpeza. Poderá utilizar a checklist acima como guia e assim a cada manhã ou final de tarde, tem oportunidade de fazer um exercício de limpeza e organização da secretária em 5-10 min.

3. Invista no Mobiliário
Para a produtividade e criatividade, nada melhor que um ambiente de trabalho clean e pode encontrar muitas ideias no Instagram e Pinterest.
Se tem um escritório pessoal, invista em mobiliário com design e simplicidade que só de olhar, dá vontade de lá trabalhar!

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4. Acessórios – Mais é menos
Certamente, tudo o que tem na sua secretária, não será utilizado todos os dias. Aproveite os 5min de limpeza para rever objetos que podem ser guardados, libertando assim mais espaço.

5. Use e abuse da Cloud
Guarda informação, documentos nos serviços cloud, como Dropbox, Google Drive ou mesmo o Evernote. No caso do Evernote, além de puder guardar diretamente documentos (PDF’s & Photos) nas fotos, também pode sincronizar com o Google Drive.

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6. O PC também deve ser organizado
Não há nada pior que ter um ambiente de trabalho desorganizado e pastas sem contexto e categorias.
Faça uma revisão (se possível mensal) às suas pastas, documentos e aplicações, e exclua aquilo que já não faz sentido. Também poderá guardar na cloud ou num disco externo.

7. Não esqueça o balde do lixo (é básico eu sei)
Ter um balde do lixo bem perto, é regra básica. Se já não necessite daquele documento, digitalize (se for caso disso) e deite no lixo. Empilhar documentos que já não necessita, só prejudica a sua produtividade.

É exigente manter a secretária limpa e organizada, mas não é impossível.