Quem já não deixou dezenas de emails na inbox para se lembrar de uma tarefa ou para tratar mais tarde? Se isto já lhe aconteceu, significa que está a utilizar o seu email para gerir as suas tarefas, o que não deveria acontecer.
A utilização de um gestor de tarefas pode ajudar a separar as águas, utilizando assim o email para o que ele foi concebido, para comunicar, podendo assim ganhar tempo para completar o trabalho que realmente importa.
O facto de termos dezenas de emails na caixa de entrada não ajuda em nada a gestão das tarefas que temos em mãos. Num email pode haver várias tarefas que têm de ser completas antes de responder a dar nota que o assunto está tratado ou em seguimento. Há também a possibilidade de se “perder” na sua inbox quando quiser passar à tarefa seguinte, necessitando de percorrer todos os seus emails para encontrar o email desejado e recordar-se do que ainda está em falta.
O problema do Outlook
É certo que o famoso Outlook tem o seu gestor de tarefas, mas este requer que esteja ligado na mesma plataforma que estão os seus emails e o acto de abrir o email que acabou de chegar, faz com que seja distraído com novo(s) assunto(s) que não o que deveria estar focado.O ideal, será optar por um gestor de tarefas independente do Outlook que o permita a estar focado nas tarefas que estão incompletas e posteriormente utilizar o email para comunicar.
Felizmente existem muitos gestores de tarefas que ajudam a esta separação entre email e tarefas. Os melhores gestores de tarefas estão preparados para capturar num email as tarefas que têm de ser feitas, como também a possibilidade de adicionar tarefas por email. Estes softwares permitem ainda verificar o que está completo e incompleto, o que falta para o projeto estar concluído ou onde precisa de estar de modo a concluir a tarefa.
Alguns exemplos de gestores de tarefas e as suas funcionalidades:
Remember the Milk
– Ideal para listas de tarefas pessoas e para equipas
– Ferramenta baseada na web
– Sincronização com iOS, Windows, Android, Google Calendar, Outlook, Evernote e Twitter
Things
– Possibilidade de sincronização das tarefas entre dispositivos Apple
– Permite ver as tarefas por projeto, contexto ou timeline
– Criação de um email com a tarefa selecionada
OmniFocus
– Sistema otimizado à metodologia GTD de David Allen
– Incentiva a categorização das tarefas por contexto
– Disponibilização de serviço Mail Drop que cria tarefas através do email
Evernote
– Permite criar notas e blocos de notas
– Catalogar as notas por contexto
– Criar tarefas dentro das notas
Outros softwares de gestão de tarefas: Toodledo, Basecamp
Todos nós temos os nossos próprios sistema de gestão de tarefas, alguns podem simplesmente utilizar o seu Moleskine, outros utilizam softwares como os referidos nesta publicação. Na verdade não existe apenas uma opção para gerir as suas tarefas, mas várias com um conjunto de funcionalidades muito úteis para dar seguimento ao seu trabalho.
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Publicação baseada no blog da Harvard Business Review – https://hbr.org/2014/03/stop-using-your-inbox-as-a-to-do-list/?utm_campaign=Socialflow&utm_source=Socialflow&utm_medium=Tweet
by Tiago Coelho
PMExecutivo 